Ispettorato Generale di Amministrazione

Il capo dell’Ispettorato Generale di Amministrazione 

Prefetto Francescopaolo DI MENNA
email: francescopaolo.dimenna@interno.it

L'Ispettorato Generale di Amministrazione svolge funzioni e compiti in materia di controlli, ispezioni e inchieste amministrative su incarico del Ministro dell'Interno, su disposizione del Presidente del Consiglio, di altri Ministri o su richiesta dei Capi Dipartimento dell'Amministrazione dell'Interno nonché le funzioni in materia dei servizi archivistici di competenza del Ministero dell’Interno.

L’organizzazione dell’Ispettorato Generale è disciplinata dall’art. 3 del d.P.R. 7 settembre 2001, n. 398 e dal d.P.R. 8 marzo 2006, n. 154 che hanno riordinato gli Uffici centrali di livello dirigenziale generale del Ministero dell’Interno e dal D.P.R. 24 novembre 2009 n.210 che ha modificato la struttura organizzativa del Ministero dell’interno.

I compiti espressamente attribuiti all’Ispettorato sono i seguenti:

• svolgimento di ispezioni periodiche presso gli uffici centrali e periferici dell’A mministrazione dell’Interno, secondo il programma approvato annualmente dal Ministro;
• espletamento delle ispezioni straordinarie presso gli uffici dell’Amministrazione, nonché presso gli Istituti ed Enti dipendenti o vigilati dall’Amministrazione stessa;
• svolgimento di ispezioni e di inchieste presso altri Ministeri, Istituti o Enti pubblici da essa vigilati, su richiesta del Presidente del Consiglio dei Ministri o di altri Ministri.

Ad essi vanno aggiunti quelli conferiti con la Legge 23 dicembre 1996, n. 662 (art.1, comma 62) e dal decreto legislativo 30 luglio 1999, n.288 (artt. 2 e 10) riguardanti:

• verifiche sui rapporti di lavoro a tempo pieno e parziale;
• controllo sulla regolarità amministrativa e contabile dell’azione amministrativa posta in essere dai vari uffici;
• verifica sulla corretta applicazione delle norme sull’autocertificazione;
• rilevamento dei procedimenti non conclusi nei termini di legge.

Si procede anche alle analisi ed elaborazioni delle situazioni riscontrate ai fini dell’adozione da parte delle strutture competenti degli opportuni provvedimenti.

In base alla direttiva generale del Ministro dell'Interno, che annualmente fissa gli obiettivi che i diversi uffici del dicastero devono conseguire, i dirigenti assegnati all'Ispettorato svolgono ispezioni ordinarie in ordine all'attività amministrativa posta in essere dagli uffici centrali e periferici (Uffici Territoriali del Governo-Prefetture) dell'Amministrazione.
Le ispezioni hanno per oggetto il riscontro sulla regolarità amministrativa e contabile dell'attività relativa a determinate materie, che attengono ai compiti istituzionali degli uffici sottoposti a verifica. Le materie e le sedi da ispezionare sono individuate secondo un programma annuale proposto dall'Ispettorato ed approvato dal Ministro, nel contesto della suddetta direttiva.
All'attività ordinaria sopra delineata, si può aggiungere, inoltre, quella ispettiva derivante da inchieste amministrative in merito a situazioni specifiche di particolare gravità verificatesi nelle amministrazioni. Tali tipi di incarico possono essere conferiti all'Ispettorato dal Presidente del Consiglio, dal Ministro dell'Interno o da altri Ministri ovvero richiesti dai Capi Dipartimento dell'Amministrazione dell'Interno.
Pertanto, nell'ambito dell'attività ispettiva, si distinguono "ispezioni" e "inchieste".

Le prime consistono in atti di controllo compiuti, periodicamente o in via straordinaria, per accertare se l'attività di un ufficio pubblico sia svolta in modo regolare. Le inchieste, invece, consistono in investigazioni promosse ed eseguite per accertare la verità di determinate situazioni di fatto e chiarire tutti gli elementi rilevanti ai fini dell'esercizio dei poteri di intervento spettanti ad un'autorità superiore su quella inferiore. Entrambe le forme di rilevazione possono dar luogo all'accertamento di responsabilità sotto il profilo disciplinare, contabile, patrimoniale, civile e penale.
L'attività ispettiva si conclude con una dettagliata relazione analitica e una scheda sintetica riepilogativa, entrambe redatte dagli ispettori, completate da una comunicazione del Capo dell'Ispettorato che evidenzia taluni aspetti ritenuti significativi dal punto di vista politico-amministrativo.

Servizi Archivistici

L’Ispettorato Generale di Amministrazione - Servizi Archivistici - nel quale, ai sensi di quanto previsto dall’art. 3, comma 4, del d.P.R. 24 novembre 2009, n. 210, sono confluite le competenze precedentemente attribuite all’Ispettorato Centrale per i servizi archivistici soppresso dalla stessa disposizione - è preposto, secondo quanto disposto dal D.P:R: 30 dicembre 1975 , n.854, alla tutela dei documenti riservati, svolta per il tramite dell’Ispettorato Centrale per i Servizi Archivistici, istituito con decreto del Ministero dell’interno 11 maggio 1976.

Con l’entrata in vigore del D.P.R. 24 novembre 2009 n.210., l’ IGA è anche preposto alla tutela dei documenti contenenti dati sensibili personali, dati relativi a provvedimenti di natura penale e dati relativi alla politica estera o interna dello Stato, sottratti alla libera consultabilità per lassi di tempo predeterminati per legge, conservati nell’Archivio Centrale dello Stato, negli Archivi di Stato e negli archivi storici e di deposito degli enti pubblici, nonché negli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico dalle competenti Soprintendenze Archivistiche

In particolare l’attività istituzionale si concretizza in tre settori fondamentali:

• L’adozione, a seguito di impulso proveniente dalle Soprintendenze Archivistiche oppure da altri organi statali centrali o periferici, di provvedimenti declaratori di riservatezza dei documenti contenenti dati sensibili personali, dati relativi a provvedimenti di natura penale e dati relativi alla politica estera o interna dello Stato che, per periodi temporali legislativamente predeterminati, sono sottratti alla libera consultazione, adozione effettuata in applicazione del combinato disposto degli artt.122,125 e 127 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n.42 recante il Codice dei beni culturali e del paesaggio;
• L’adozione, ai sensi degli artt. 123 e 127 del medesimo Codice, in favore dei privati che inoltrino apposita domanda, di provvedimenti autorizzatori finalizzati a consentire la consultazione, per scopi storici, di documenti riservati. L’autorizzazione alla consultazione è rilasciata previo parere del Direttore dell’Archivio di Stato per i documenti ivi custoditi, o del Soprintendente Archivistico per gli atti conservati negli archivi storici degli altri enti pubblici o negli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico e udita la Commissione consultiva per le questioni inerenti la consultabilità degli atti d’archivio riservati, istituita dall’art.8 comma 1, del decreto legislativo 30 luglio 1999, n.281 e allocata presso l’Ispettorato Generale – Servizi Archivistici;
• Il rilascio, dietro impulso proveniente da soggetti pubblici, di atti di assenso allo scarto di documenti riservati, secondo quanto prescritto dall’art.9 del d.P.R. 8 gennaio 2001, n.37 recante il regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi.

Documenti riservati

I documenti conservati nell’Archivio centrale dello Stato, negli Archivi di Stato e negli archivi storici e di deposito degli enti pubblici, nonché negli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico dalle competenti Soprintendenze Archivistiche, sono liberamente consultabili, ad eccezione degli atti contenenti dati sensibili personali, dati relativi a provvedimenti di natura penale e dati relativi alla politica estera o interna dello Stato, che sono, per periodi temporali predeterminati, sottratti alla consultazione.
In particolare i documenti contenenti i dati sensibili personali sono consultabili 40 anni dopo la loro adozione, all’infuori di quelli relativi allo stato di salute, alla vita sessuale ed ai rapporti riservati di tipo familiare, che lo diventano 70 anni dopo la loro formazione (art. 122 comma 1 lett.b, del decreto legislativo 22 gennaio 2004 n.42 – Codice dei beni culturali e del paesaggio) mentre, per i certificati di assistenza al parto, il termine di segregazione è elevato a 100 anni (art.893 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 – Codice in materia di protezione dei dati personali).
Per quanto concerne i dati relativi ai provvedimenti di natura penale e i dati relativi alla politica estera o interna dello Stato, gli atti che li contengono diventano consultabili, rispettivamente 40 e 50 anni dopo la loro adozione (art.122, comma 1, lett.a, del citato decreto legislativo n.42/2004).
Tuttavia, per scopi storici, i documenti riservati possono essere consultati anche prima della scadenza dei termini indicati, previa presentazione di apposita, documentata, istanza.

Autorizzazione alla consultazione di documenti riservati

Le domande di autorizzazione alla consultazione, per scopi storici e di ricerca, degli atti non ammessi alla libera consultabilità, ove gli stessi siano depositati presso gli Archivi di Stato, redatte dagli interessati su appositi modelli e corredate dei relativi progetti di ricerca vanno indirizzate alle Prefetture, le quali provvedono a svolgere la relativa istruttoria, comprendente fra l’altro, l’acquisizione del parere del Direttore del competente Archivio ed a trasmetterle, con proposta motivata, all’Ispettorato Generale - Servizi Archivistici.
Per i documenti archivistici custoditi nell’Archivio Centrale dello Stato, le domande , al pari redatte su appositi modelli e corredate dai relativi progetti di ricerca, sono inviate direttamente all’Ispettorato Generale – Servizi Archivistici del Sovrintendente del predetto Archivio, che esprime, in proposito, il proprio parere.
Le istanze, così istruite, vengono esaminate successivamente dalla Commissione consultiva per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati, istituita con il precipuo scopo di prestare consulenza al Ministero dell’Interno, consulenza che si sostanzia nell’a nalisi comparativa tra l’interesse ad accedere agli atti e l’interesse a che non vengano pubblicati dati riservati, la cui divulgazione potrebbe ledere la riservatezza individuale.
Proprio al fine di contemperare interessi contrapposti, la Commissione, presieduta dal Prefetto Responsabile dei Servizi Archivistici, è composta da un rappresentante del Garante per la protezione dei dati personali, da un rappresentante della Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi, nonché da due membri designati dal Ministro dei Beni e delle Attività Culturali, uno dei quali docente universitario di Storia.

Conclusa la fase istruttoria con il parere del predetto organo collegiale, viene quindi adottato il decreto autorizzatorio a firma del Sottosegretario di Stato delegato dal Ministro dell’I nterno. E ciò in quanto gli interessi coinvolti nel procedimento possono comportare apprezzamenti correlati all’indirizzo politico in senso stretto, ed alle linee guida di politica interna ed estera.